Для чего нужны гостиничные чеки?
При направлении работника в командировку от компании, есть возможность вернуть средства, потраченные на проживание. Для этого в гостинице необходимо получить гостиничный чек. Такой документ будет являться подтверждением оплаты и проживания за время поездки для отчетности. В нём содержится информация о личности, продолжительности проживания и стоимости номера. Наиболее требовательно, в отличие от частых компаний, к предоставлению гостиничного чека, относятся государственные организации. Если у командированного, по каким-то причинам отсутствует необходимый документ, руководство может выписать штраф или не компенсировать стоимость проживания в гостинице.
Как выглядит документ?
Если при командировке сотрудника компания самостоятельно позаботилась о гостинице, тогда по данном поводу можно не волноваться. Конечно чаще всего, поиск места, где можно остановится, делается самостоятельно. Самое главное, по окончанию проживания, получить подтверждающие документы.
При выборе гостиницы и бронировании номера в ней, лучше предупредить администратора о необходимости получения гостиничного чека, а при заселении напомнить об этом. Сам по себе гостиничный чек существенно отличается от магазинного тем, что он состоит из трёх частей:
- — чек об оплате;
- — акт выполненных работ;
- — справка о проживании.
Эти данные потребуются для отчётности в бухгалтерии в качестве подтверждения денежных затрат, которые понёс командированный. Конечно, не всегда сотрудники бывают честными и иногда прибегают к услугам компаний предоставляющих такие чеки за определённую оплату.
Что делать при утрате чека?
Может получится так, что отправленный в командировку сотрудник потерял гостиничный чек. Тогда при условии, что постоялец ещё не выехал за пределы города, может обратится к администратору гостиницы за получением дубликата платёжного документа. Или за определённое вознаграждение обратится в специализирующуюся на данном вопросе фирму.